Le département administratif et financier a pour rôle, principal, le suivi administratif et financier des crédits de classe 2 (Investissement) et classe 6 (Exploitation) des opérations de travaux, de maintenance technique, des équipements ainsi que du plan courant. 

Composition du département Gestion Administrative :
2 pôles distincts 
Travaux maintenance
1 Attachée d’Administration Hospitalière
1 ACH Adjoint à l’Attaché Administratif 
9 Gestionnaires répartis sur deux sites (Necker – Cochin)
 Equipements (hôtelier et biomédical)
1 Attachée d’Administration Hospitalière
2 ACH Adjoints à l’Attaché Administratif (un pour l’exploitation classe 6 ; un pour l’investissement classe 2)
11 gestionnaires répartis sur deux sites (Necker – Cochin)

1 ACH référente immobilisations et certification des comptes (travaux et équipements)
1 ACH référente marchés pour la direction des investissements du GHU (poste à pourvoir)

MISSIONS GENERALES : Assurer la gestion et le suivi des marchés publics (prestations de maintenance technique, travaux, opérations d’investissement, prestations intellectuelles, équipements si marchés non centraux) au sein de la direction des investissements pour l’ensemble des sites du GHU APHP Centre Université Paris Cité. 
La Direction des Investissements lance environ 80 marchés par an et génère environ 300 actes d’exécution (avenants, révisions, actes de sous-traitance…). 

MISSIONS PERMANENTES : 
L’Adjoint au Responsable du Département administratif et financier – marchés – dispose de missions permanentes organisées comme suit : 
Rôle de guichet unique auprès de la cellule des marchés locale
Relecture et correction de l’ensemble des pièces marchés : dossiers de consultation, rapports d’analyse des offres, avenants etc. 
Envoi et suivi des dossiers à la cellule des marchés : lien avec les ingénieurs afin de répondre aux questions de la cellule des marchés pour assurer la publication et la notification des marchés dans les temps impartis
Mise en place d’un espace de partage et d’échange entre la direction des investissements et la cellule des marchés 

Contrôle qualité : veiller à la conformité des pièces marché avec la réglementation en vigueur afin d’assurer une liquidation des factures fluides 
 Assurer la collecte d’informations concernant les blocages factures par le service facturier en raison de pièces marchés incomplètes
Rédiger les avenants correctifs 

Coordination interne : collaborer avec les différents services internes de la Direction des investissements pour assurer la cohérence et la qualité des dossiers 
Élaborer, rédiger et diffuser des documents administratifs « types » liés aux marchés publics par catégorie de marché
 Amélioration continue des pièces marchés en fonction des éléments remontés lors du contrôle qualité mais aussi des évolutions réglementaires. 

Support juridique : 
Apporter un support juridique en cas de besoin, notamment pour l’interprétation des clauses contractuelles – lien avec le service facturier (qualité marché) et la DAJ 
Présenter les clauses des marchés lors des réunions avec les titulaires des marchés 

Pilotage et suivi des marchés 
Mise à jour des tableaux de bord concernant les marchés
Alertes à donner concernant les dates de fin de marché – s’assurer du renouvellement en cours
Alertes à donner concernant la consommation des marchés : avenant d’augmentation à rédiger 
Suivi de la bonne exécution des marchés : calcul des révisions, reconduction des périodes, engagement des parts forfaitaires etc. 

Pris en charge à hauteur de 100% sur le transport justifié par les trajets intersites.