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Qualité et gestion des risques - Qualité et Gestion des risques
Assistant de direction - qualité / gestion des risques F/H
Titulaire ou CDI
La Direction Qualité – Gestion des Risques – Expérience Patients est composée :• D’une directrice• D’une coordonnatrice médicale de la Gestion des Risques Associés aux Soins (CGRAS)• De deux adjointes à la directrice :o 1 ingénieur responsable des secteurs qualité, gestion des risques et radioprotectiono 1 cadre responsable du département Expérience patients• De cinq coordinatrices qualité et gestion des risques• De trois chargées des relations avec les usagers (CRUA) et de deux assistantes• De deux PCR et deux physiciens médicaux• D’un cadre supérieur et d’un cadre du service social hospitalier, et des équipes d’assistants sociaux par siteLes missions principales de la Direction recouvrent :• L’animation et le suivi de la démarche d’amélioration de la qualité et de gestion des risques• L’accompagnement des équipes dans leurs démarches d’amélioration de la qualité et de gestion des risques• Le développement d’une culture de l’évaluation• La conduite d’une politique d’amélioration de l’expérience patients (droit des patients, satisfaction patients, animation descommissions des usagers, relations avec les usagers et leurs représentants, relation avec les associations)• L’animation de l’unité de radioprotection• L’animation de l’équipe du service social des patients
L’assistant de la direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées aufonctionnement de la direction.• Missions principales :o Appui à la fluidité du fonctionnement de la Directiono Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directionso Accueil physique des usagers et du personnelo Gestion des agendas et organisation des réunionso Prise de notes, comptes-renduso Saisie et mise en forme de documentso Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)o Tri du courriero Classemento Commandes de fournitures (logiciel NSI)o Plan d’équipement• Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité• Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction• Appui à l’organisation de la visite de certification du GHU• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie,diffusion, prise de note)• Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)Missions ponctuelles• Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire• Appui ponctuel à la Direction de la communication
COMPETENCESSavoir-faire requis :• Utiliser les outils bureautiques• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques• Savoir accueillir les usagers, professionnels…• Renseigner les interlocuteurs• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés• Préparer et organiser des réunions• Travailler en équipe• Organiser et prioriser les activités de secrétariat• Traiter l’information (collecter, mettre à jour) et définir un plan de classement• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes…)• Organiser les plannings• Réaliser la gestion administrative du courrier• Rédiger des documents internes et les proposer au Directeur pour validation• Organiser des déplacements professionnels conformément aux procédures internesConnaissances associées• Outils bureautiques et normes rédactionnelles• Gestions administratives• Méthodes de classement et d’archivage• Modalités d’accueil• Techniques de prise de notes• Techniques de numérisation• Utilisation d’outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)Qualités requises• Sens de l’organisation, rigueur• Capacités relationnelles et de communication• Aptitude à travailler en équipe• Capacité d’anticipation• Capacité d’adaptation• Disponibilité• Respect de la confidentialité• Esprit d’initiativePrérequis souhaités• Bonne connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)• Connaissance de l’organisation et de la gestion hospitalière• Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée• Une expérience en secrétariat de direction est souhaitéeGaïa Gans, Directrice Qualité, Gestion des Risques et Expériences Patient : gaia.gans@aphp.frMerci de mettre en copie l’assistante de la Direction, Priscillia Boé : priscillia.boe@aphp.fr
8H30 et 18H00
Remboursement titre de transport 75%
Restauration d'entreprise
Crèche
Salle de sport dedié au personnel
France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)
Bobigny
Hôpital Avicenne - Bobigny 93 (GHU PSSD)