Présentation du secrétariat de la Direction du GHU

- Une assistante de Direction du Directeur du GHU

- Une assistante de Direction de l’adjoint au Directeur et de la Secrétaire générale (Secrétariat en binôme)

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Centre-Université de Paris regroupe les hôpitaux Broca-La Collégiale, Cochin - Port-Royal, Corentin-Celton, l’Hôpital européen Georges-Pompidou, Necker-Enfants malades, l’Hôtel-Dieu et Vaugirard-Gabriel-Pallez et couvre le centre ouest de Paris.

Ses hôpitaux universitaires offrent à tous les âges de la vie, une prise en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes.

Il s’est organisé autour de 17 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites. Il abrite près de 101 centres de référence ou de compétence sur les maladies rares. Il est le siège du Samu de Paris.

Ses 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients par an.

Missions du Poste

 Missions générales

·         L’assistante de direction assure le secrétariat du Directeur Général du GHU et avec sa collègue assistante le secrétariat du Directeur général Adjoint et de la Secrétaire Générale, ainsi que de la chef de Cabinet.

·         Elle assure l’interface avec les Directions de site et les Direction fonctionnelles du GHU ainsi qu’avec la Présidente de la CMEL et les exécutifs de DMU

 Missions permanentes

·         Accueil physique et téléphonique

·         Gestion des agendas / Prise de rendez-vous / programmation de réunion, visites

·         Gestion et suivi du courrier, et des messageries (enregistrement, traitement, dispatching en fonction des sujets, archivage)

·         Elaboration et Gestion du tableau de garde GHU (annuel et mensuel)

·         Suivi des congés sur Gestime du Directeur Général, du Directeur Général adjoint et du Secrétaire Général

·         Elaboration du tableau de suivi des congés de l’ensemble du CODIR Elargi

·         Planification des conférences budgétaires de DMU

·         Préparation des dossiers pour les réunions

·         Participation au Codir et au Codir Elargi et Codir Plénier avec rédaction du compte-rendu

·         Soutient aux fonctions Cabinet

·         Participation et aide logistique aux différents séminaires organisés

·         Mise en forme de courrier

·         Gestion des commandes et des stocks de matériel