Les Hôpitaux Universitaires de Paris-Seine-Saint-Denis sont constitués des Hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean-Verdier (Bondy) et René-Muret (Sevran). Quelques chiffres caractérisent ce Groupe (2019) : 1275 lits et places, 3700 personnels non médicaux, 450 personnels médicaux seniors, 36 000 séjours en Hospitalisation complète, 38 000 séjours en hospitalisation partielle, un budget d’exploitation de 388 millions d’euros.

Le candidat sera chargé du secrétariat de la direction de la qualité, gestion des risques et expérience patient (50%) ainsi que de la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital (50%).

Les champs d’activités couverts dans sa mission sur la direction qualité sont :

La qualité et la gestion des risques
Les droits des patients et les relations avec les usagers
La radioprotection
Le service social des patients (pour les activités gérées par la Directrice)

Les champs d’activités couverts dans sa mission sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations ville-hôpital sont :

Les projets confiés à la direction des opérations
L’accueil, le standard, les bureaux centraux des rendez-vous,
La cellule de gestion des lits
Les archives médicales
Unité Ville Hôpital

Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient

L’assistant de la direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction.

Missions principales :

• Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction
• Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
• Accueil physique des usagers et du personnel
• Gestion des agendas et organisation des réunions et des instances qualité (CSTH, COVIRIS, CASQ, CGEI RU etc.)
• Saisie et mise en forme de documents
• Archivage de documents dans le réseau qualité (éléments de preuve)
• Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
• Tri du courrier
• Commandes de fournitures (logiciel NSI)
• Plan d’équipement
• Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité
• Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction
• Contribuer à la gestion des SSE (actualisation espace teams cyber résilience, organisation cellule de crise etc.)
• Contribuer à l’organisation et à la logistique de la visite de certification du GHU et des visites à blanc
• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
• Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)

Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital

L’assistant de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Missions quotidiennes :

• Gestion des agendas et organisations des réunions
• Optimisation des agendas
• Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
• Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
• Accueil physique des usagers et personnels
• Prise de notes
• Saisie et mise en forme de documents
• Tri du courrier
• Classement
• Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
• Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
• Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR…) : création d’un outil de suivi des projets, gestion
  quotidienne de l’outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint
• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
• Réaliser l’interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.)
• Mettre à jour semestriellement l’annuaire des partenaires
• Assurer le suivi de l’annuaire des partenaires de Ville-Hôpital

Remboursement titre de transport à hauteur de 75%, restaurant d'entreprise, crèche d'entreprise, formations, salle de sport