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Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Assistant-e de direction F/H
Titulaire ou CDI
.
Oui
La direction de la recherche, de l’innovation, de la coordination du projet médical et des coopérations a pour mission de soutenir le développement de la recherche et de l’innovation dans les différents hôpitaux du GHU, en lien avec les différentes commissions recherche et innovation. Elle a également pour rôle d’appuyer les hôpitaux sur des thématiques transversales : maladies rares, télémédecine, conventions de coopération, liens ville-hôpital. Depuis 2021, une cellule juridique unique a été mise en place en soutien de ces différentes missions avec une expertise juridique aussi bien dans le champ de la recherche que dans celui des coopérations territoriales et des autorisations d’activité.
La direction de la recherche et de l’innovation, de la coordination du projet médical et des coopérations (DRIPM) est basée à l’hôpital Saint-Louis situé à proximité de la Gare de l'Est, dans le Xème arrondissement de Paris, dans un cadre verdoyant et un quartier animé.
Missions principales
Aide au fonctionnement et à l’organisation de la direction :
Gestion de l’agenda des directeurs et des cadres de la direction : prises de rendez-vous, organisation de réunions/articulation avec les secrétariats des autres directions et des servicesGestion de l’agenda de la salle de réunion de la directionRéception, traitement et orientation des courriels Planification de réunions, visites, conférences notamment : Planification des commissions recherche GHU et sitesPlanification des COPIL récurrentsDiffusion des ordres du jour et des comptes rendus Tri du courrier, diffusion et classement au sein de la directionGestion des stocks de produits et de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, …)
Accueil des nouveaux arrivants :
Mise en ligne des fiches de poste sur la plateforme de recrutement TalensoftAppui au tri des CV pour les recrutements internes à la DRIPMSuivi des dossiers de recrutement de la DRIPM Gestion des demandes informatiques pour les nouveaux arrivants en amont de leur arrivéeAccueil et orientation des nouveaux arrivants : informatique, carte professionnelle, fonctionnement des locaux Gestion des demandes d’interventions techniques
Appui à la communication interne et externe :
Evénements : participation à l’organisation des séminaires recherche (sites, DMU) et de la direction : commandes traiteurs, appui logistique, suivi des inscriptions etc.Tenue des bases de données de contacts de la direction (Référents recherches, liste de diffusion personnel de recherche etc.)Alimentation de l’intranet de la directionDiffusion de notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe – relecture et mise en pageSuivi des retours de campagne d’appel à projet interne (PH recherche, campagne CDI etc.)
SAVOIR FAIRE REQUIS:Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activitéCONNAISSANCES ASSOCIEES:Connaissances détaillées : communicationConnaissances détaillées : les logiciels Word et Excel, Powerpoint, Outlook, SAPConnaissances générales : classement et archivageConnaissances générales : organisation et fonctionnement interne de l'établissement
7h36 quotidiennes sur une plage horaire à définir entre 8h30 et 17h00
Jour
7h30
Supplément Familial de Traitement (enfants).Sur le site : un self (ouvert 5/7 jours), un parking, un service social dédié au personnel.Remboursement 75% du Pass Navigo
Forfait mobilité durable 200 € par an sous réserve de répondre aux conditions d’éligibilité
Parkings à vélosUn comité d'entreprise en charge de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs
France, Ile-de-France, Paris (75)
Paris 10
Hôpital Saint-Louis - Paris 10 (GHU Nord)
Direction de la recherche et de l’innovation du GHU AP-HP. Nord