L’HAD-AP-HP s’organise en quatre départements cliniques et une cellule d’admission médicalisée sous la responsabilité de la Direction des Opérations du Parcours et du Développement (DOPD).

Départements cliniques
Département Adultes : 16 unités de soins.
Département Mère-Enfant : coordination de pédiatrie, 5 unités de soins pédiatriques et 1 unité d’obstétrique.
Département Parcours de soins et activités transversales : coordination adultes, rééducation, diététique, service social, psychologues, unité de nui, équipe plaies
Département PUI et logistique : pharmacie à usage intérieur et unité de production de chimiothérapie.

la Cellule d’admission médicalisée (CAM) comprend deux secteurs complémentaires :

le secteur admissions qui gère les dossiers administratifs.
Composé de 15 secrétaires.
Secteur médicalisé qui analyse les demandes d’admission.
Équipe pluridisciplinaire : médecins praticiens HAD, pédiatre, pharmacien (en rotation), IDE coordinatrice adultes, infirmière ou cadre puéricultrice, cadre de coordination (en rotation), 4 secrétaires fixes.
Ouvert du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h30 avec une continuité administrative le week-end.
Les deux secteurs sont sous la responsabilité du cadre supérieur de santé.

Située au bâtiment de la Collégiale – 33 rue du Fer à Moulin, 75005 Paris (Métro : Les Gobelins),

MISSIONS PRINCIPALES
· Organiser l’activité et assurer le management opérationnel de l’équipe de secrétaires de la Cellule d’Admission Médicalisée (composée de 19 agents)

· Garantir l’efficacité et la qualité des prestations rendues

· Veiller à l’optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat

· Assurer le reporting auprès du cadre supérieur de la CAM et du directeur de la DOPD

ACTIVITÉS
Management des ressources humaines
· Encadrement direct de l’équipe de secrétaires des deux secteurs

· Répartition et organisation des ressources humaines en fonction des besoins

· Participation au recrutement des secrétaires : définition des besoins, entretiens, suivi de l’intégration et accompagnement des nouveaux arrivants

· Identification des besoins en formation continue et élaboration du plan de formation en lien avec les objectifs du service

· Suivi et évaluation des compétences et des résultats

Contrôle qualité
Supervision de l’ensemble des activités de secrétariat, avec une attention particulière portée à :

- La tenue du dossier patient

- Le suivi administratif des demandes

- L’identitovigilance, en collaboration avec les services concernés (facturation/frais de séjour, service social, etc.)

Veiller au respect des procédures et à l’application des bonnes pratiques

MISSIONS SPÉCIFIQUES
- Élaboration, mise à jour et diffusion des procédures de travail de la cellule d’admission

- - Animation hebdomadaire de la session EDT au sein des secrétariats

- Gestion administrative des recrutements pour l’ensemble de la DOPD

- Gestion de l'enveloppe matériel et budgétaire de la DOPD en lien avec le cadre supérieur et le directeur de la DOPD

- Participation au développement et à la valorisation de l’Hospitalisation à Domicile (HAD), notamment via l’amélioration continue des processus et outils administratifs