Le service de facturation du GH est composé de 63 agents, répartis dans les 3 hôpitaux.

Les applications utilisées sont GAM, ORBIS, SAP. Le secteur du front office est ouvert en semaine de 6h30 à 21h30 à Jean Verdier et

6h30 à 19h00 à Avicenne, ainsi que les samedis, dimanches et jours fériés de 6h30 à 19h30 à Jean Verdier (activité PMA et naissances),

9h00 à 19h00 à Avicenne, soit 7/7 jours. Le secteur back office est ouvert du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00.

Objectifs :

Assurer le bon fonctionnement du service par la réalisation des taches d’Accueil du patient de constitution et de gestion de son dossier

administratif élaborées par la Direction :

• Application des règles d’identitovigilance
• Amélioration de la qualité de la facturation et diminution des rejets
• Diminution des créances irrécouvrables

Missions principales :

1 - Accueil du patient

Accueil physique, renseignements divers

Renseignements de facturation, explication si besoin sur les factures reçues par les patients, correction en cas de besoin

Vérification des dossiers et collecte des éléments manquants en cas de pré admission

Encaissement des sommes dues

Contrôle des encaissements journaliers et du fonds de caisse lors de la fermeture des caisses (chaque gestionnaire est responsable de son fonds de caisse et de ses encaissements)

2 - Constitution et gestion du dossier administratif

Vérification ou création et gestion des dossiers de préadmissions et admissions (consultations et hospitalisations)

Vérification ou saisie de l’identification complète du patient et contrôle de son exactitude selon les règles d’identitovigilance.

Une attention particulière doit être apportée quant aux informations d’état civil du patient, son adresse, les coordonnées de la personne à prévenir, son adresse mail et son numéro de téléphone.

Vérification de l’absence de doublons ; en cas de doublon avéré, après vérification avec le patient, signalement du doublon au référent identité

Vérification ou enregistrement des prises en charge de l’Assurance Maladie obligatoire (y compris AME, CMU)

Vérification ou enregistrement des prises en charge d’organismes complémentaires

Demande de prise en charge à la mutuelle si celle-ci n’a pas été transmise par le patient

Proposition systématique de la chambre particulière lors de l’admission du patient) et gestion de la facturation des suppléments Régime Particulier

Information des patients et des proches de leur devoir de s’acquitter des sommes dues

Contrôle qualité en vue de fiabiliser les données nécessaires à une facturation évidente

Gestion de l’état civil. Naissances et décès : vérification des documents transmis par les services de soins et de leur concordance, demande d’établissement de nouveaux documents en cas de besoin, accueil des familles, relations avec les  services municipaux et, si besoin, déplacement à la mairie

Missions secondaires :
Les gestionnaires de patientèle peuvent être amenés à remplacer les gestionnaires de saisie et de facturation en fonction des
nécessités de service :

1- Aide à l’accueil du patient en cas d’affluence ou de besoins particuliers

Accueil physique, téléphonique, renseignements divers
Renseignements de facturation, explication si besoin sur les factures reçues par les patients, correction en cas de besoin
Vérification des dossiers et collecte des éléments manquants en cas de pré admission

2 - Gestion de la facturation et suivi des dossiers

Suivi et envoi des listes de relance aux patients
Rectification des dossiers en cas d'erreur
Envoi des courriers de relance (demande de prise en charge, de complément d’information, de justificatif d’identité, décompte
d’hospitalisation.)

La liste des avantages AP-HP :

Remboursement titre de transport à hauteur de 75%

Restaurant d'entreprise

Crèche d'entreprise

Formations

Salle de sport