Le département administratif -travaux et équipements- a pour mission le suivi administratif et financier, Classe 2 (Investissement) et Classe 6 (Exploitation) de l’ensemble des travaux et maintenance technique des installations ainsi que des équipements biomédicaux, hôteliers, et dépenses de maintenance associées.

Il est composé de :

• 1 AAH, responsable du département
• 1 adjoint, FF AAH, au responsable du département
• 1 adjoint, ACH, Référent immobilisation (objet de la présente fiche de poste)
• 2 adjoints ACH, -secteur travaux-
• 2 adjoints ACH-secteur équipement-
• 30 gestionnaires

1 - Référent de la politique d’immobilisation du GH et de son inventaire

• Développer la politique de gestion des immobilisations de la Direction des Investissements du GH NORD,
• Assurer les sorties d’actifs immobilisés et leur traçabilité avec l’ingénieur référent et assurer les transferts, gestion des dons et sorties d’actifs (traitement au fil de l’eau et rattrapage du retard)
• Former et sensibiliser les acteurs de la Direction des investissements dans le but de fluidifier le circuit notamment des fiches de défalcation : interventions régulières aux réunions de la direction des Investissements et des ateliers biomédicaux
• Fiabiliser l’actif immobilisé et garantir l’inventaire comptable des immobilisations du GH (biomédical, mobilier et travaux) avec notamment la prise en main du nouvel outil de gestion de l’inventaire dans NSI Gestion
• Assurer la correction des fiches immobilisations existantes (UG fermées, incohérences avec les fiches équipements…)
• Participer au groupe de travail –immobilisation- organisé par l’AP-HP

2 - Assurer les contrôles conformes à la certification des comptes

• Effectuer les contrôles mensuels, trimestriels, semestriels et annuels du cycle immobilisation selon la périodicité et les procédures en vigueur définies par le siège
• S’assurer de leur traçabilité
• Communiquer les résultats des contrôles et identifier les actions à mener
• Proposer et mettre en œuvre les mesures correctives
• Préparer, organiser les visites des Commissaires aux Comptes sur sites et répondre aux tests, contrôles opérés sur l’ensemble des cycles de la direction

3 - Gestion des dossiers de subventions-dons-legs-d ’investissement (travaux - équipements)

• Recenser les dossiers de subventions-dons-legs-de la direction des investissements du GH
• Suivre le volet administratif et financier des dossiers depuis la notification jusqu'à la demande de solde, en collaboration avec les services concernés
• Mettre en place un tableau de bord de suivi et un dossier partagé DIM GH
• Préparer les dossiers : Etat de dépenses, Pièces comptables et autres pièces justificatives pour remboursement auprès des tutelles
• Alerter les services opérationnels sur le démarrage et la fin de réalisation des prestations prises en charge dans le cadre d’une subvention
• Participer à des réunions internes
• Suivre la perception des recettes

Avantages liés au statut et à la fonction

• Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre) .
• Supplément familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
• Accès à une offre de formation continue conséquente

Avantages sociaux

• Remboursement à 75% des transports en commun ou forfait mobilité
• Possibilité de place en crèche
• Accès au restaurant du personnel ( tarif indexé à l'indice)
• Prestations AGOSPAP (CE): accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Chèques emploi-service CESU APHP (garde enfants)