Le service Approvisionnement et Distribution assure pour le compte des hôpitaux de l'APHP, les fonctions de centrale d'approvisionnement et de distribution en relation avec les industries pharmaceutiques et biomédicales. Les produits concernés sont les médicaments, certains dispositifs médicaux, les Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales (DADFMS) et autres produits de santé admis à l'APHP.

Il assure la gestion des médicaments de l'EPHP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DROM-COM.

Le secrétariat du Service Approvisionnement et Distribution est un secrétariat central, assurant l'ensemble des tâches de secrétariat du service composé de 4 unités fonctionnelles : Assurance Qualité, Rétrocession; Approvisionnement et Logistique.

Composition de l'équipe : L'équipe de secrétariat est constituée de 3 personnes.

Rédaction des courriers pour l'ensemble du SAD

Assurer la réponse téléphonique pour le service

Suivi et mise à jour de l'ensemble des documents internes au SAD

Tenue de l'agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de service du SAD

Gestion du courrier entrant et sortant

Diffusion des informations aux hôpitaux de l'AP-HP et Hors AP-HP

Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior

Diffusion du planning mensuel des permanences du SAD

Diffusion du tableau de garde des internes

Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions

Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus

Accueil et prise en charge des visiteurs à l'accueil

Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe

Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD

Participation à l'inventaire annuel du service

Réceptionner, traiter et distribuer le courrier dans les différentes unités fonctionnelles du service

Suivre les indicateurs d'activité du secrétariat

Participation à la formalisation des documents de service

Remboursement partiel des transports en commun / AGOSPAP / HOPTISOINS