Nombre de lits hospitalisation classique : 10 lits d’hospitalisation de semaine

Nombre de lits hôpital de jour (8 lits : Lundi, Mercredi et Vendredi)

Consultations – 7ème étage A ou B

MISSIONS GENERALES :

Assurer l'activité de secrétariat médical pour le secteur de l’Unité d’Hypertension Artérielle au sein du département HYPERVASC. Travail en collaboration avec les autres secrétaires du service.

Le périmètre de responsabilité de chaque secrétariat est défini en collaboration avec l'équipe médicale et l'encadrement. La répartition des tâches est évaluée et modifiée régulièrement au regard de l'évolution des activités et de la charge de travail.
Gestion des appels téléphoniques

                Accueil téléphonique, répartition des appels reçus, et messagerie       

Gestion du carnet de rendez-vous de consultation sur Dx-Planning et télé-consultation (ORTIF)

Prise de rendez-vous de consultation (nouveaux et anciens patients)

Saisie des indisponibilités médicales et prises de rendez-vous occasionnelles pour les ajouts

Reprogrammation des consultations annulées à la demande des médecins       

Frappe, relecture mise en page et envoi des comptes rendus : consultation, HDS, HDJ (dictaphone numérique/Vocalsoft)

Gestion du dossier médical pour la consultation (dossiers premières fois)

Incrémentation par numérisation des divers éléments reçus (bilan, imagerie, courriers, etc…) dans DxCare (dossier informatisé du patient)

Récupération des dossiers pour la frappe des courriers par chaque secrétaire pour chaque médecin

Envoi du courrier, photocopie et rangement doubles dans dossiers

Archivage des dossiers

Gestion du courrier (administratif, médical)

Distribution et traitement du courrier arrivé, fax et e-mail

Envoi et réception fax et e-mail ; recherche de IPP pour classement ou rendez-vous

Scanner les courriers, bilans et comptes rendus des examens reçus par courrier, fax, e-mail et mise dans DxCare

Répartir les examens reçus par fax aux différents médecins

Départ et arrivée du courrier

Récupérer courrier recommandé, colis, au vaguemestre

Accueil patients, stagiaires, et visiteurs

Gestion du matériel : fournitures diverses (enveloppes, pochettes, …) de l'HEGP

Programmations des hospitalisations (HDS/HDJ Hypertension Artérielle)

Définir la date d’hospitalisation

Préadmissions des patients 

Planification de la séance/hospitalisation et suivi des rendez-vous (concordance des dates d’examens, annulation, et report)

Compte-rendu de réunion médico-radio-chirurgicale des patients

Paramétrage des documents du service

Medtime/Chronos (planning des médecins du service)

Gestion des demandes de communication des dossiers médicaux anciens et récents (photocopie intégrale et envoi) Loi du 4 mars 2002

Demande dossiers aux archives pour étude protocole