Le secrétariat du Département des Urgences 

 L’équipe des secrétaires du Département des Urgences se compose de 6 professionnels qui assurent l’ensemble des activités de traitement des informations médico-administratives du Département des Urgences. Les secrétaires du Département des Urgences travaillent en collaboration avec la secrétaire du DMU Invictus située dans les locaux des Urgences de Bichat.

·         3,5 ETP pour le SAU de Bichat et 2,5 ETP pour le SAU et le SMUR de Beaujon dont 1 poste partagé entre les SAU de Bichat et Beaujon

Missions spécifiques :

Missions spécifiques 
Dans le cadre de la politique des systèmes d’information, la secrétaire médicale participe à la gestion des informations médico-administratives et au traitement de l’information
·          Gère de façon optimale la bonne tenue des documents médico-administratifs jusqu’à leur archivage : Assure une vigilance sur les données personnelles et administratives des patients selon les procédures d’identitovigilance de l’établissement - Alerte et met en œuvre des actions pour rectifier les données erronées (mise à jour d’Orbis identité).
·         Applique les procédures de gestion administrative en rapport avec le logiciel Orbis : Orbis
- édite et assure l’envoie des lettres aux médecins traitant + les examens complémentaires ;
- édite et archive les CRH après sortie d’hospitalisation des patients ;
- édite les CRH destinés aux médecins traitants
- délivre les certificats en rapport avec la situation administrative des usagers des urgences.
·         Met en œuvre la vigilance nécessaire pour garantir la qualité et la confidentialité de la gestion des données médico-administratives.
·          Participe à la mise à jour des mouvements patients dans Orbis : assure quotidiennement la transmission de l’activité des hospitalisations
·         Vérifie la liste des redressements et applique la procédure de redressement sur Orbis si nécessaire
·         Réalise les codages

Assure l’accueil du public et participe à la prise en charge des consultants
·         Assure l’accueil téléphonique du service de 9h à 18h : oriente les communications
·         Répond aux demandes et attentes du public, des différents partenaires et collaborateurs
·         Participe à l’accueil des étudiants en Médecine
·         Initie la gestion des réclamations (oriente la demande vers l’interlocuteur – s’assure du suivi du dossier)
·         Assure une permanence à l’Accueil administratif : accueille et informe le public.
·         Assure la prise de RDV via Doctolib dans le cadre de la ré orientation des consultants vers la médecine de ville

Activités de gestion /planification/secrétariat
·         Réceptionne, trie le courrier et distribue aux destinataires.
·         Planifie et gère les rendez-vous de consultation en collaboration avec les praticiens (Psychologue, spécialistes).
·         Valide la présence au travail des praticiens sur le logiciel CHRONOS à partir des plannings prévisionnels sous la responsabilité du chef d’unité.
·         Saisie et diffuse les plannings des internes et étudiants en médecine.
·         Planifie et gère l’occupation des salles de réunion du service.
·         Accède à l’Agenda électronique du chef médical du DMU
·         Assure des activités bureautiques : traitement de texte, reproduction des documents médico-administratifs, comptes rendus de réunion à la demande des médecins et cadres de santé …
·         Informe et forme les collaborateurs, encadre les stagiaires