L’Hospitalisation à Domicile (HAD) de l’AP-HP est un hôpital de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont la particularité est l’intervention des équipes de soin au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Elle est polyvalente et généraliste. Elle couvre tous les modes de prises en charge, à l’exception de la psychiatrie, et tous les âges de la vie : femmes enceintes, en post-partum, nourrissons, enfants et adolescents, adultes, personnes âgées.

L’HAD-AP-HP prend en charge près de 900 patients en moyenne par jour, sur l’ensemble du Grand Paris ; ce territoire d’intervention s’étend progressivement pour couvrir l’ensemble de l’Ile de France. Les patients sont adressés à l’HAD-AP-HP par les hôpitaux de l’AP-HP, d’autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.

Placé sous la responsabilité du Docteur Edith GATBOIS, le Département Pédiatrique et Obstétrique se compose d’un exécutif de département et de 5 Unités de Soins (US) et une antenne en pédiatrie réparties sur Paris et la petite ceinture ainsi que 2 unités de soins obstétriques. Ensemble, ces US assurent quotidiennement la prise en charge de 250 patients(e)s en moyenne à leur domicile.

Chacune de ses unités de soins est managée par un(e) cadre d’Unité de Soins, accompagné(e) d’un pédiatre référent. Chaque unité de soins à deux secrétaires d’US.

 Mission générale
Affectée à une des unités de soins pédiatriques, la secrétaire d’US assure la part administrative de la prise en charge du patient en lien notamment avec la référente d’US et le cadre de santé de l’US, ainsi que l’accompagnement patient et aidant par le biais de la liaison téléphonique. Une part du poste a trait à la délégation des soins aux infirmiers libéraux (idel), en lien avec la cellule libéraux.

MISSIONS PERMANENTES
·       Administratif : saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses natures (mouvements, saisie et MAJ de données dans DLK, Orbis, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier, …). Rédaction et mise en forme des notes (préparation de staff, …), documents (CRH, email…) et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
·       Téléphonie : gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations. Suivi qualitatif de PEC à J+1 ; relance pour les pièces d’identité.
·       Liberaux : gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d’un nouveau partenariat en lien avec la référente d’US et le cadre d’US; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux, suivi de la facturation, relance des libéraux.
·       Logistique : Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau.
·       Equipe : établir la liste de staff et présence au staff US, participation au point CAP/COORD, transmissions entre secrétaires et sur l’US si absence.
·       Stats / suivi : remplir les différents suivis de l’activité (Suivi CRH, Rire Médecin, Tableau mouvement, séquentiel, sorties week-end, tableau des entrées et des sorties).
·       Organisation des visio consultations ORTIF (prise de rdv, réservation Outlook au médecin, rappel du patient avant la visio).
·       Objectifs quali et quanti : être le garant et assurer le suivi d’une activité ou une mission sur le département avec une implication institutionnelle.

MISSIONS PONCTUELLES
·       Travail avec la DIEP sur accompagnement patients et aidants ; travail ponctuel en lien avec la Responsable Relation aux Usagers et Expérience Patient notamment sur les associations. 
Particularités de la fonction :

Formations adaptées à la fonction : logiciels institutionnels, identitovigilance, vocabulaire médical, droit du patient, entretien téléphonique…

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