Informations générales
Entité de rattachement du publieur
AP-HP. Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis est l'un des 6 GHU AP-HP. Référent sur son territoire, il offre une prise en charge de qualité dans toutes les spécialités médicales et chirurgicales. Composé de 3 hôpitaux universitaires, il a de grands projets innovants comme la construction d'un nouveau pavillon femmes-enfants en 2025 et du nouvel hôpital Jean-Verdier en 2027.
A la pointe dans plusieurs spécialités, le groupe a vécu trois « Premières mondiales » en deux ans et propose un équipement dernière génération. Il remplit ses trois missions de soins de proximité et de recours, d'enseignement et de recherche, lié à l'université Sorbonne Paris Nord.
La communauté hospitalière est très unie, riche de sa diversité, forte d'un territoire d'avenir en plein développement et en pleine mutation. Ce qui renforce l'intérêt des missions pour tous les professionnels. L'égalité d'accès aux soins, la recherche et l'innovation, l'envie de construire demain sont autant de préoccupations qui animent toutes les équipes au quotidien.
Date de parution
19/11/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistant de direction - DAF/ DALDD - F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Non
Présentation du service
La Direction est structurée en directions fonctionnelles et trois directions de site :
- Secrétariat général et direction de projets
- Direction des Ressources humaines
- Direction des soins et des activités paramédicales
- Direction des systèmes d’information
- Direction de la qualité, la gestion des risques et l’expérience patients
- Direction des finances et du contrôle de gestion
- Direction de l’investissement et de la maintenance
- Direction de la stratégie, des affaires médicales et de la recherche
- Direction des opérations
- Direction des achats, de la logistique et du développement durable
- Direction des affaires générales
- Direction de la communication
- Direction du site Avicenne
- Direction du site Jean-Verdier
- Direction du site René-Muret
Le secrétariat des directions des achats, de la logistique et développement durable et des affaires financières :
Le secrétariat des deux directions est composé d’un professionnel, qui travaille en trinôme avec les assistantes de la direction du Groupe hospitalier et du secrétariat général (1) et de la direction des affaires médicales (1) Les trois assistant(e)s de direction se remplacent durant leurs congés et absences et se coordonnent étroitement dans l’organisation de leurs tâches.
Vos missions
Missions générales auprès des directeurs concernés :
- Assistance dans l’ensemble de leurs missions
- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s
- Gestion des réunions à l’initiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle
- Assurer le secrétariat des comités spécifiques à la DAF et à la DALDD (comité développement durable, etc.)
- Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions
- Mise à jour du tableau de suivi des projets des deux directions (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d’actions, etc.)
- Accueil des rendez-vous
- Frappe et mise en forme de document
- Saisie, mise en forme et actualisation de l’intranet
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses
- Préparation des dossiers
- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d’interventions techniques et informatiques nécessaires à l’activité
- Gestion des demandes de vestiaires centraux (logiciel dédié)
- Gestion des contraventions (désignation sur le site de l’ANTAI, courriers de réclamation, décision de paiement)
Missions ponctuelles:
- Intérim de l’assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale
- Intérim de l’assistante de direction de la directrice des affaires médicales et de son adjoint
Profil recherché
Connaissance de l'environnement hospitalier et institutionnel des établissements publics de santé préférable
Les qualités telles que la discrétion, l'adaptabilité, sens de la communication, l'autonomie, le dynamisme et la disponibilité.
Avoir une organisation du travail irréprochable et un excellent relationnel exigé.
Aimer travailler en équipe et savoir utiliser les outils bureautiques et technologiques d'information et de communication.
Expérience sur un poste similaire particulièrement appréciée.
Formation spécialisée dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction requis.
Prérequis : Formation Assistant(e) de direction
Nous attendons votre candidature !
Processus de recrutement :
Etude de votre CV sous 48 heures
Début de processus sous 15 jours
Contact puis entretien
Prise de décision rapide
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Remboursement à 75% du titre de transport
Restauration d'entreprise
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)
Ville
Bobigny
Hôpital et/ou site
Hôpital Avicenne - Bobigny 93 (GHU PSSD)
Service d'affectation
Direction des finances et du contrôle de gestion