Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Clamart (92), l'hôpital Antoine-Béclère accueille les urgences médico-chirurgicales adultes, pédiatriques et gynécologique. Doté d'une maternité de type 3, il offre également des prises en charge expertes en médecine fœtale, procréation médicalement assistée, prise en charge de l'obésité, troubles du sommeil, infections ostéo-articulaires et travaille en association avec les acteurs du territoire dans les domaines de l'enfance en danger, des violences faites aux femmes et de la filière gériatrique.
Date de parution
12/01/2026
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistant de Direction - DALQH F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Non
Présentation du service
Intitulé de la direction : Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière
La Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière est composée des divisions :
- Ecologie hospitalière
- Approvisionnement
- Restauration
- Courses logistiques
- Transports logistiques
- Vaguemestres
- Pilotage économique
- Qualité hôtelière
- Fablab
Composition de l’équipe :
- 1 Directeur DALQH
- 1 Adjointe au Directeur DALQH
- 1 assistante de Direction
- Les responsables d’encadrement de la DALQH
Particularités du poste :
Le Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière gère les secteurs logistiques des 7 sites du Groupe Hospitalier Universitaire Paris-Saclay : veiller à organiser au mieux les rdv en fonction des sites et des temps de trajets
Vos missions
Gestion du planning du directeur
Utilisation de l’application Trello
Collaboration avec les cadres des 7 sites
Frappe des courriers, des synthèse et diffusions d’informations par mail pour le directeur et pour ses cadres
Création d’enquêtes en ligne sur Lime Survey
Accueil téléphonique et physique
Assurer le suivi des dossiers en cours pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration (accusé réception de la demande, validation par le Directeur, envoi aux équipes Restauration, confirmation des équipes Restauration, mise à jour du tableau avec le coût de la prestation, création de la Demande d’Approvisionnement lorsqu’il s’agit de demande pour le traiteur sur le marché), convocation en entretiens pré-disciplinaires pour les agents, recensement des CDD, envois des fiches de recrutement ou d’évaluation CDD aux RRH et les CR d’entretien des agents aux RRH
Référente Talentsoft : envoi de la fiche de poste à l’équipe Attractivité/Recrutement, transmission des candidatures, finalisation du recrutement, transmission à la Responsable du pôle Attractivité/Recrutement pour diffusion des postes vacants
Transmission du tableau de suivi des candidatures aux membres du CODIR DALQH
Saisie des congés
Gérer les demandes de devis
Saisie des commandes et des demandes d’interventions dans SAP
Mise à jour de l’organigramme
Insertion des procédures DALQH sur la GED ALFRESCO
Remplacement de la responsable du développement durable
Profil recherché
Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation…)
- BTS Assistant Manager ou niveau
Expérience requise :
- Fortement conseillée en secrétariat
Connaissances particulières :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance internet (intranet, mail, internet)
- Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
- Application Trello fortement conseillée
- Application Framadate pour l'organisation des réunions
- Gestime
- SAP
- Talentsoft
Qualités professionnelles requises :
- Ponctualité
- Rigueur
- Réactivité
- Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d'urgences à gérer simultanément)
- Esprit d'initiative
- Logique d'organisation (la DALQH s'étend sur 7 sites éloignés géographiquement)
- Sens des relations et de l'accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l'établissement)
- Bonne présentation
- Discrétion et secret professionnel
Les avantages de l'AP-HP
Schéma Horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Vos avantages à l'AP-HP
Avantages liés au statut et à la fonction :
Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année)
Aide à l'installation et au logement :
Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent
Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
Avantages sociaux :
Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
Place en crèche selon disponibilités
Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
Accès à une offre de formation continue conséquente
Accès à l’espace détente
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Hauts-de-Seine (92)
Ville
Clamart
Hôpital et/ou site
Hôpital Antoine-Béclère - Clamart 92 (GHU Saclay)
Service d'affectation
Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière