Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.
Date de parution
21/11/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistant de direction - Direction du GHU F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Rémunération
indication montant en brut
Télétravail
Non
Présentation du service
L'équipe est composée de :
- Le Directeur du GHU Paris-Saclay
- L’adjoint au Directeur du GHU Paris-Saclay
- La Secrétaire Générale du GHU Paris-Saclay
- La Cheffe de Cabinet
- Le Comité de direction du GHU Paris Saclay
- Les secrétariats des directions fonctionnelles et des directions de site
Vos missions
Gestion du secrétariat de la direction du GH :
- Gérer l'accueil téléphonique et physique, traiter le courrier
- Prendre les rendez-vous et gérer les agendas
- Organiser les réunions, etc.
- Dactylographier et mettre en forme les documents
- Gérer et mettre à jour les listes de diffusion Codir et de la gouvernance GHU
- Gérer les dossiers partagés Comité de direction et habiliter les utilisateurs
- Classer, archiver et commander les fournitures
Coordination et/ou gestion des réunions/instances :
- Préparer les dossiers stratégiques en amont des réunions
- Organiser les évaluations
- Élaborer le planning des gardes administratives du GH et en assurer le suivi
- Organiser les réunions des administrateurs de garde
- Travailler en collaboration avec les exécutifs des DMU
- Coordonner et diffuser les informations juridiques et techniques
- Tenir un tableau de bord des projets en cours
- Diffuser les informations des autorités de tutelles aux membres du CODIR et équipes exécutives des DMU et présidents des différentes instances
- Recueillir les informations liées aux évènements particuliers ou sensibles
- Mise en place le suivi des congés du CODIR
- Coordonner et/ou gérer les réunions comités du GH et instances
- Gérer le Comité de direction, le Comex et les Instances
- Recueillir les informations liées aux évènements particuliers ou sensibles
- Suivre les délégations de signature et les arrêtés de la Direction Générale
- Contribuer à la gestion logistique
Profil recherché
FORMATION et/ou COMPÉTENCES REQUISES :
- ACH / Assistant Médico-Administratif
- Formation de type bac + 2 minimum (BTS Assistante de direction)
- Concours d'ACH ou d'Assistant Médico-Administratif
- Bonne connaissance de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un groupe hospitalier
- Maîtrise du Pack Office (Powerpoint, Word, Excel) et Outlook
QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES :
- Confidentialité
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Qualités humaines et proximité avec les différents interlocuteurs
- Qualités rédactionnelles
- Autonomie
- Réactivité et disponibilité
- Rigueur
- Résistance au stress
Particularité du poste :
- Disponibilité
- Capacités d'adaptation
Poste à pourvoir au 1er février 2025
Horaires de travail
Fonctionnement du secrétariat : 8h30 à 18h30, organisation à caler entre les deux assistantes
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Avantages liés au statut et à la fonction :
- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)
Aide à l'installation et au logement :
- Aide à l’installation (jusqu’à 1000 € versés par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
Avantages sociaux :
- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Place en crèche selon disponibilités
- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente
- Accès à l’espace détente : séances de relaxation
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Val de Marne (94)
Ville
Le Kremlin Bicêtre
Hôpital et/ou site
Hôpital Bicêtre - Le Kremlin-Bicêtre 94 (GHU Saclay)
Service d'affectation
Direction générale du GHU