Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.
Date de parution
05/11/2025
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistant de direction - GHU AP-HP Paris-Saclay F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
indication montant en brut
Télétravail
Non
Présentation du service
PRESENTATION DU SERVICE ET DE L’EQUIPE
La directrice du GHU Paris Saclay
L’adjoint au directeur du GHU Paris Saclay
La secrétaire générale
Le Comité de direction du GHU Paris Saclay
Les secrétariats des directions fonctionnelles et des directions de site
Vos missions
Assister la directrice du GHU dans la gestion courante des affaires générales.
Suppléer l’assistante de direction de l’Adjoint au Directeur du Groupe Hospitalier et de la Secrétaire Générale du GHU en cas d’absence.
Assurer la gestion de l’agenda de la directrice du GHU
Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements
Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat
Assurer la mise en page des courriers et documents
Réaliser l’enregistrement des courriers reçus et adressés
Assurer la gestion des parapheurs
Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe
Assurer la mise à jour régulière de la délégation de signature
Tenir le tableau des congés des directeurs pour le GHU
Assurer la gestion des stocks et réaliser les demandes de devis
Inscription et mise en place des transports et de l’hôtellerie pour séminaire, formation, conférence…
Mise à jour des listes de diffusion génériques, des droits d’accès au dossier commun.
Organisation et préparations des évaluations d’une partie de l’équipe de direction
Élaboration du planning des gardes administratives du GH et leur suivi
Organisation des réunions des ADG
Coordination et/ou gestion et logistique des réunions comités du GH, instances
- Comité de direction
- Comex
- Instances : coordination avec les assistantes de direction en charge des différentes instances
Coordination et diffusion des informations propres à la direction générale
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS
Parcours professionnel
- ACH / Assistante Médico-Administrative
- Formation de type bac + 2 minimum (BTS Assistante de direction)
- Concours d'ACH ou d'Assistante Médico-Administrative
Formation et/ou Qualifications Requises :
- Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint, Teams
- Bonne connaissance de l'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un groupe hospitalier
PROFIL SOUHAITÉ
Qualités professionnelles requises :
- Confidentialité
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Qualités humaines et proximité avec les différents interlocuteurs
- Qualités rédactionnelles
- Capacité d'autonomie
- Réactivité et disponibilité
- Esprit de synthèse et rigueur
- Résistance au stress
- Disponibilité
Horaires de travail
sur une amplitude large 09h00-18h00 dans le cadre d'un fonctionnement en binôme du lundi au vendredi
Les avantages de l'AP-HP
Schéma Horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Vos avantages à l'AP-HP
Avantages liés au statut et à la fonction :
- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année)
Aide à l'installation et au logement :
- Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
Avantages sociaux :
- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Place en crèche selon disponibilités
- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires
- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente
- Accès à l’espace détente
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Val de Marne (94)
Ville
Le Kremlin Bicêtre
Hôpital et/ou site
Hôpital Bicêtre - Le Kremlin-Bicêtre 94 (GHU Saclay)
Service d'affectation
Direction du GHU AP-HP Université Paris-Saclay