Secrétariat

LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES APHP. CENTRE-UNIVERSITE PARIS CITE

-           Directrice de l’HEGP

-           Adjointe à la directrice de l’HEGP

-           Directrices des opérations HEGP

 
FONCTIONNELLES

-           Assistante de la directrice de l’HEGP

-           Ensemble des directions fonctionnelles du groupe hospitalier

-           Communauté médicale

-           La Direction générale, le secrétariat général de l’APHP et les Directions du Siège de l’APHP

-           Les Directions des autres groupes hospitaliers

-           Les partenaires extérieurs : élus, organismes de tutelle, autres établissements de santé, les usagers du service public

ACTIVITES

L’assistante de direction recrutée sera en charge du secrétariat de l’adjointe à la directrice sous le tutorat de l’assistante de direction de la directrice d’HEGP.

Missions générales :

-          Assurer le secrétariat de l’adjointe à la directrice de l’HEGP, et des deux directrices des opérations de l’HEGP

-          Assurer des missions d’appui à la gouvernance des blocs opératoires en lien avec la directrice des opérations en charge des blocs

-          Assurer la gestion de l’hôtel hospitalier en lien avec l’adjointe à la directrice 

Missions permanentes :

-          Prise de rendez-vous et gestion des agendas  

-          Préparation des documents relatifs à l’agenda

-          Organisation de réunions et des instances

-          Réservation des salles de réunion et préparation de ces salles

-          Gestion des gardes administratives : gestion du planning ADG2 et diffusion, 

-          Gestion des congés de l’adjointe à la directrice et des DOP

-          Aide aux tâches administratives et logistiques des Directrices des opérations (commande de consommables pour les services, lien avec l’informatique en cas de soucis …)

-          Gestion des arrivées et des départs au sein de ces directions

-          Gestion du courrier et des fax

-          Commandes et gestion des fournitures et autres prestations

Missions partagées avec l’assistante de la direction :

-          Accueil téléphonique et physique

-          Réservation de salles de réunion relevant de la direction et installation

-          Demandes SMAX et SAPHIR 

-          Assurer l’intérim de l’assistante de direction pendant son absence

Les missions pourront évoluer en fonction de l’actualité et de la charge de travail des deux assistantes de direction.