Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Paris (12è arrondissement), l'hôpital Armand-Trousseau est l'hôpital pédiatrique et périnatal de référence de l'Est parisien. Il comprend une maternité de niveau 3 et dispose de services de pédiatrie générale et spécialisée, de cancérologie et d'hématologie ou encore de services liés au handicap neurosensoriel.
Date de parution
23/05/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistante médico-administrative au sein du service de chirurgie viscérale pédiatrique - Trousseau F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Présentation du service
Service de Chirurgie Pédiatrique Viscérale et Néonatale - Service du Professeur IRTAN
Hospitalisation : 16 lits d’hospitalisation.
Consultations : L’ensemble des secteurs est constitué d’une équipe médicale et d’une équipe paramédicale.
Secrétariat : Le secrétariat est composé de 4 AMA
Le service de Chirurgie Viscérale et Néonatale de l’hôpital Trousseau à Paris prend en charge tous les enfants et adolescents, de la naissance à 17 ans, en urgence ou de manière programmée, présentant une pathologie chirurgicale de l’appareil digestif, respiratoire, urologique et génital, ou de la paroi abdominale, pelvienne et thoracique. De nombreuses interventions sont réalisées en ambulatoire, avec un retour à domicile le jour même. Les chirurgiens ont recours chaque fois que possible à la vidéochirurgie, en cœlioscopie, thoracoscopie ou rétro péritonéoscopie. La consultation peut également se faire avant la naissance auprès de femmes enceintes en raison de la découverte d’une anomalie sur les échographies anténatales. Outre ses missions de soins, ce service hospitalo-universitaire assure des missions d’enseignement et de recherches.
Vos missions
Missions permanentes :
· Assurer le secrétariat d’un 1 CCA et de 3 attachés
· Accueil physique et téléphonique des patients, de leurs parents, des familles
· Gestion administrative des dossiers des patients
· Gestion des consultations : ouvertures, fermetures et prises de rendez-vous (consultations médicales, consultations d’anesthésie, des actes infirmiers….).
· Coordination des programmations opératoires en HC et HDJ (planifications, prise du rendez-vous de la consultation d’anesthésie, informations médico-administratives données aux parents des patients)
· Numérisation des documents dans ORBIS
· Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient
· Saisie des comptes rendus de consultations et opératoires
· Relecture de comptes rendus d’hospitalisation
· Mise sous pli et envoi de tous les comptes rendus et courriers
· Tri, distribution et traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux,
Saisie des données liées à l’activité médicale (codage)
Saisie des données en lien avec l’activité des maladies rares.
Traçabilité des feuilles de prescriptions histologiques.
Aide aux études de recherche clinique : saisie de données.
Transmissions des dossiers médicaux (CRU)
Archivage des dossiers
Missions spécifiques :
· Accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires secrétaires.
· Réalisation des tâches ponctuelles demandées par l’encadrement.
· Remplacement lors de l’absence des autres secrétaires principalement sur une organisation en binôme et mais si besoin avec l’ensemble de l’équipe
· Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité (saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers)
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes et/ou par téléphone
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Travailler avec plusieurs praticiens
• Relation avec les médecins de ville
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (Word, Excel, Outlook, ORBIS, GDM, intranet/internet).
• Respecter les règles de déontologie : secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion
CONNAISSANCES ASSOCIEES
• Connaissance générale de l'institution APHP.
• Connaissance de l'environnement hospitalier
• Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement.
• Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage
• Communication du dossier médical dans le respect de la réglementation.
• Secret médical, discrétion et respect du secret professionnel, droit des patients.
• Analyser et prioriser les informations, communiquer avec courtoisie.
• Savoir s'organiser, communiquer et collaborer pour travailler en équipe avec efficacité.
• Maîtriser les techniques du secrétariat
• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, ORBIS, intranet/internet, dictaphone, lecteur de K7 (évolution et formation vers la dictée numérique Vocal Soft V8), Téléconsultation (ORTIF-formation possible)
QUALITES REQUISES
• Etre accueillant(e) et à l'écoute des familles et des enfants
• Adaptabilité, empathie, bienveillance.
• Ouverture d'esprit
• Etre méthodique et organisé(e)
• Dynamisme
• Esprit d'équipe
• Patience
• Ponctualité
Horaires de travail
Amplitude : 8h-18h
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
AGOSPAP
Formations
Télétravail
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 12
Hôpital et/ou site
Hôpital Armand-Trousseau - Paris 12 (GHU Sorbonne)
Service d'affectation
Chirurgie viscérale pédiatrique