Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Date de parution
30/01/2025
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Administratif - Autres métiers
Intitulé du poste
Gestionnaire administratif F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
A partir de 2249,37€ brutes mensuelles
Télétravail
Oui
Présentation du service
La DRH de l’AP-HP est en charge de la politique de gestion des ressources humaines pour le personnel paramédical, administratif, technique et logistique. Elle apporte appui et conseil aux groupes hospitaliers. Elle a ainsi des missions de stratégie, de conception, d’harmonisation et de coordination.
Elle est composée de 7 départements thématiques.
La personne rejoint un pool de 2 assistantes de direction qui ont en charge d’appuyer le collectif des directeurs de la DRH (1 DRH et son adjointe, 1 directrice projets et ressources, et 5 directeurs de départements et leurs adjoints).
Le poste est positionné à mi-temps en appui de l’équipe du département d’accompagnement managérial et innovation RH (DAMIRH) et à mi-temps en appui de la direction de la DRH.
Le poste est positionné à mi-temps en appui administratif auprès de la direction de la DRH, avec deux activités principales : appui sur le circuit des achats de la directrice projets et ressources, et en appui de l’équipe de direction sur des missions d’assistanat ; et à mi-temps en appui administratif au DAMIRH sur la partie achats principalement (petite équipe d’experts qui a recours à de nombreux prestataires).
Vos missions
Au sujet de l’appui administratif auprès de la direction, les activités sont les suivantes :
- Sur le circuit des achats de la DRH : assurer la gestion des commandes dans SAP de bout en bout pour les achats sur le budget de la DRH : recueil des PJ utiles auprès des demandeurs le cas échant, création des demandes d’achat sur la base des devis signés en amont par les chefs de département et validés, réception et traitement des procès verbaux de services faits, saisie des services faits dans SAP (MIGO), etc.
- En complément des 2 assistantes déjà en poste, assurer une gestion dynamique des agendas des directeurs, traiter et assurer le suivi des courriers/notes « entrant et sortant », assurer l'accueil téléphonique et physique, réceptionner et gérer les mails, ou encore appuyer sur la mise en page / mise en forme de certains documents.
Concernant l’appui administratif au département Accompagnement managérial et innovation RH, les activités sont les suivantes :
- Gestion administrative, suivi du circuit des achats de bout en bout : gérer les envois et réponses aux appels d'offres, suivre les commandes et se coordonner avec les fournisseurs, réception des commandes, reporting
- Appui logistique et actualisation des tableaux de bord
- Communication : appui à la mise en page de documents, mise à jour du site Internet, organisation d'événements internes
Profil recherché
SAVOIR FAIRE
- Utiliser les outils bureautiques et métiers (Post Office, SAP, Gestime, GoodMeeting, Word, PowerPoint, Excel)
- Maîtriser les usages de SAP marché (formation interne possible)
- Capacités de rédaction et d’écriture en français avec une bonne orthographe
- Communication orale
- Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel
- Analyser les demandes et les prioriser
- Optimiser les agendas
- Accueillir et orienter des personnes
- Travailler en équipe et en réseau
- Organiser et classer des données, des informations, des documents ; concevoir, adapter, utiliser un plan de classement et d’archivage
- Polyvalence
SAVOIR ETRE
- Réactivité, rigueur et grand sens de l’organisation
- Sens des responsabilités, discrétion
- Autonomie
- Travail en équipe
- Adaptabilité et sens de la négociation
- Communication facile, aisance relationnelle
Une expérience éprouvée en secrétariat de direction, ainsi que dans le domaine des achats est indispensable.
Une première expérience sur SAP serait un vrai atout.
Horaires de travail
7H36
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;
75% du Pass Navigo remboursé
TL possible en fonction de la mission
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 12
Hôpital et/ou site
Siège de l'AP-HP
Service d'affectation
Direction / DAMIRH