Contacts : 

Pascale FINKELSTEIN Tel : 01 44 49 41 13 / pascale.finkelstein@aphp.fr 

Christophe FIGLAREK Tel : 01 58 41 29 00 / christophe.figlarek@aphp.fr

LIAISONS HIÉRARCHIQUES :

La Directrice de la Qualité Gestion des Risques et des Droits du Patient AP-HP. Centre Université de Paris, le Directeur chargé des Droits du Patient sur le GHU

LIAISONS FONCTIONNELLES :

• Équipe Droits du patient de l'Hôpital Européen Georges Pompidou


• Equipe Qualité Gestion des Risques de l'Hôpital Européen Georges Pompidou

Le secteur des archives est composé de 1 adjoint des cadres placé sous la responsabilité du Directeur adjoint chargé des droits du patient sur le GHU, 13 agents polyvalents sur le site HEGP assurant la mise à disposition et la conservation des dossiers médicaux dans les délais impartis et selon les procédures établies, réparties en deux équipes (équipe consultants et équipe classeurs) en horaires décalés, 2 agents polyvalents sur le site Corentin Celton. Les archives sur Vaugirard sont assurées en liaison avec les secrétaires médicales (3 agents avec 10 % de leur temps de travail dédié).  

Il est clairement attendu que le professionnel soit en mesure d'assurer la gestion des dossiers médicaux dans les outils institutionnels en cours et à venir comme ses agents.

Organisation des prestations :

Organisation et contrôle de la qualité des prestations liées aux archives (traçabilité, réception, conditionnement, respect des délais, accueil)

Coordination des versements et de la communication des dossiers entre l'HEGP et le prestataire externe chargé de l'externalisation et de la destruction des archives 

Elaboration et suivi des procédures de traçabilité des dossiers dans le cadre d’un transfert partiel ou total d’une activité médicale de l’établissement vers un autre site de l’AP-HP, ou de l’intégration d’une activité médicale dans l’établissement.

Elaboration et suivi des procédures et des tableaux de bord des fusions informatiques et physiques des dossiers médicaux

Suivi des indicateurs d’activité individuelle, des équipes, du service et des secteurs de soins

Information de l’évolution juridique relative au dossier médical

Coordination du contrôle et de l'épuration des archives

Gestion économique :

Elabore du plan d’équipement liée aux archives

Rédige et suit les demandes de maintenance ou de travaux

Rédige et suit les commandes de fournitures de bureaux et hôtelières

Gestion et suivi des éléments économiques avec les différents prestataires opérant aux archives dans le cadre des externalisations, destructions…

Gestion des ressources humaines :

Gestion et management des équipes (rédaction des procédures de travail, répartition des charges de travail, planification du temps de travail)

Entretiens d’évaluation, formation, recrutement, tutorat des contrats d'avenir ou d'apprentissage

Suivi de l'activité du service à l'aide d'indicateurs

Evaluation des besoins en formation

Gestion des conflits

Missions ponctuelles :

Missions ponctuelles en lien avec le contexte de réorganisation des archives médicales… ou évènement particulier (préparation de la visite de certification, audits, mises à disposition de dossiers pour réintégration de documents médicaux...)

Le professionnel pourra participer aux saisies judiciaires de dossiers médicaux sur l'Hôpital Européen Georges Pompidou

NB : Dans le cadre de crises sanitaires exceptionnelles, il est possible que le professionnel se voit confier des missions en lien avec le suivi statistique des patients hospitalisés.