Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?
Venez nous rejoindre !
Date de parution
12/09/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Secrétaire F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Présentation du service
PRESENTATION
Depuis décembre 2021, les IFSI AVICENNE et J. VERDIER se sont regroupés pour ne former qu’un seul établissement implanté au sein de locaux privés (immeuble l’Européen, situé à Bobigny), adaptés au format de formation (salles de simulation, TD, espace multimédias…) dans un secteur très bien desservi (Métro Ligne 5, Tramway T1, Gare routière bus - Autoroute A3, places de parking moto, vélo, voiture, avec bornes électriques) à proximité du Groupement Hospitalier Paris Seine Saint Denis (GHUPSSD) et de l’Université Sorbonne Paris Nord.
A terme, il est prévu une implantation sur le Campus Universitaire de l’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) à BOBIGNY.
Quotas d’étudiants accueillis : 220 étudiants par promotion, soit une moyenne de 660 étudiants.
Il existe un partenariat universitaire avec l’USPN, site de BOBIGNY, pour le grade licence des étudiants en soins infirmiers, et dans ce cadre, un partenariat avec le Laboratoire Educations et Pratiques de Santé et la Chaire de Recherche en Sciences Infirmières.
Les stages sont réalisés en majorité au sein de structures hospitalières et extra hospitalières du Département de Seine Saint Denis, y compris dans les structures du Groupe Hospitalier Universitaire APHP Paris Seine Saint Denis. Politique de stage orientée vers la recherche de stage accompagnée et stages à l’international (Erasmus+ ou autres).
Vos missions
ACTIVITES
- Accueil des étudiants et des personnes extérieures
- Gestion du courrier
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Suivi des effectifs des cohortes et promotions, des interruptions de formation et réintégrations
- Suivi des absences des étudiants en cours et en stage
- Reprographie, classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques
- Participation à l’organisation des épreuves de sélection d’entrée à IFSI
- Gestion des documents administratifs d’entrée en formation
- Participation à la surveillance des épreuves de validation de séquences d’enseignement
- Gestion de la déclaration des accidents de travail des ESI et des membres de l’équipe
- Elaboration des conventions de stage et feuilles de mises en stage
- Paiement des indemnités de stage et de transport
- Participation aux groupes de travail en lien avec des activités administratives et aux manifestations institutionnelles
- Archivage des anciens dossiers scolaires (destruction ou versement à Bicêtre)
Profil recherché
PRE-REQUIS
- Formation secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV)
- Bonne expression écrite et orale
- Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Organisation et fonctionnement interne de l’institut
- Bureautique
- Accueil téléphonique
- Communication /relations interpersonnelles
- Classement et archivage
- Connaissance du référentiel de formation infirmier
- Gestion administrative des dossiers individuels des étudiants
QUALITES REQUISES
- Capacités relationnelles et sens de l’accueil, disponibilité, souplesse
- Discrétion, loyauté, dynamisme
- Autonomie dans le travail
- Rigueur et méthode
- Esprit d’initiatives, sens de l’organisation, anticipation
- Sens du travail en équipe
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Principaux risques
- Travail sur écran
- Interruptions fréquentes
- Charge mentale - Stress
Horaires de travail
Amplitude de travail : 7h36 par jour Congés durant les périodes de fermeture de l’IFSI
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Les + AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;
TL possible en fonction de la mission
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Bobigny
Hôpital et/ou site
Centre de la formation et du développement des compétences (CFDC)
Service d'affectation
IFSI AVICENNE JEAN VERDIER