Service composé en plusieurs secteurs d’activité avec 3 Assistantes médico-administratives (AMA), (missions spécifiques et missions partagées) :

• Unité d'hospitalisation HC de 16 à 21 lits budgétés.


• Hôpital de jour 3jours par semaine (210 séances/an)


• Consultation de Pédiatrie générale et Aval des Urgences


• Equipe opérationnelle d’infectiologie et Centre de Référence des Infections Ostéo-Articulaires complexes (CRIOAc)


• Centre de Référence de la Drépanocytose avec une Unité de Gestion spécifique


• Consultation de Cardiologie


• Consultation de Dermatologie


• Consultation de Psychologie

Liaison Hiérarchique :

• Encadrante des secrétariats médicaux (n+1)


• Cadre administrative de DMU (n+2)             

Liaison Fonctionnelle :

• Responsable de l’Unité Fonctionnelle : Pr Mathie LORROT


• Pr Emmanuel Grimprel


• Cadre de Santé : Audrey SUSSEST


• Cadre de consultation : Mélanie MALAUD


• Médecins attachés, IDE


• Assistantes médico-administratives

Missions générales :

• Assurer la gestion,l’organisation et le bon fonctionnement du secrétariat médical

Secrétariat de Chefferie de service :

• Accueil patients et gestion de la Consultation de Chefferie, des demandes d’avis médicaux


• Gestion de l’agenda de Chefferie


• Gestion ORBIS des plannings de toutes les Consultations


• Gestion de la messagerie, des appels téléphoniques,


• Traiter le courrier administratif et le courrier patient


• Assurer la gestion administrative des internes, externes en lien avec le bureau du PM, (préparer l’accueil des nouveaux internes/externes.)


• Gestion de la liste de gardes sur « Chronos »,


• Répondre aux demandes de poste et de stage

Gestion de l’activité administrative du service de Pédiatrie :

• Coordination des hospitalisations programmées en HC sur demandes des médecins du service


• Traiter le courrier, répondre aux demandes des familles et de l’équipe médicale (courrier, contact avec les familles)


• Archivage des dossiers et de documents divers de patients (tous les dossiers PG sont contrôlés avant archivage),


• Scanne de documents dans Orbis,


• Gestion des consultations de Pédiatrie générale et demandes de Cs par mail et par téléphone,


• Commande de matériels pour la Cs (fournitures diverses)

Gestion du secrétariat de l’équipe d’Infectiologie et du Centre de Référence des Infections Ostéo-articulaires Complexes :

• Accueil des patients de Consultation (Cs)


• Gestion des appels téléphoniques (prise de rdv de Cs, demande d’avis…)


• Importation des RCP dans Orbis et envoi des CR


• Gestion et archivage des dossiers médicaux et documents administratifs divers (contrôler les DM avant archivage),


• Transmission des imageries externes au service de radiologie pour mise PACS


• Scanne de documents sur ORBIS


• Gestion administratives diverses


• Commandes de matériels pour la Cs (fournitures, divers…)

Continuité de service/gestion du secrétariat lors de l’absence des collègues AMA :

• Gestion boite mail générique


• Ligne téléphonique


• Programmation de rdv


• Répondre aux demandes urgentes

• Remboursement de transport


• Aide au logement


• Supplément familial de traitement


• Avantages sociaux (crèche; chèque emploi-service...)


• Offre sociale et loisirs par l’AGOSPAP HOPTISOINS : une plateforme interne qui propose des réductions et des avantages pour faciliter et améliorer le quotidien de tous les agents.