Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Intégrer le groupe hospitalier APHP Sorbonne université, c'est rejoindre près de 20 000 professionnels qui participent à la qualité de prise en charge des patients qui nous font confiance. Le groupe Sorbonne université propose, de par sa taille et son offre de soin complète, d'excellence et de proximité, une prise en charge d'une multitude de pathologies à tous les âges de la vie allant du nouveau-né à la personne âgée. AP-HP. Sorbonne Université constitue aussi l'opportunité de participer à un projet commun pensé pour les patients, d'imaginer de nouvelles collaborations et de se projeter dans une vision partagée de l'avenir à travers les projets des DMU. Il est composé de 7 hôpitaux rattachés à la faculté de médecine de Sorbonne Université. Acteurs majeurs de l'Est parisien en matière de recherche et d'innovation, ils assurent tous une mission d'enseignement avec l'accueil de milliers d'étudiants en médecine et paramédicaux chaque année. Une journée dans le GH-SUN c'est 5 315 prises en charges, 2 971 consultations externes, 937 admissions, 580 passages aux urgences, 261 actes de chirurgie, 23 naissances, 1 greffe.
Date de parution
12/07/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
SECRETAIRE MEDICALE CECOS - CNRHP F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Présentation du service
Présentation du DMU BioGeMH: Biologie et Génomique Médicales et Hygiène
Le DMU comprend l’ensemble de la Biologie médicale, le Centre de génomique médicale, les équipes opérationnelles d’hygiène, les unités cliniques.
PRÉSENTATION DU SERVICE :
Deux services :
Le service de Biologie de la Reproduction CECOS situé à l’hôpital Tenon :
Le service comprend 3 unités fonctionnelles (UF) :
- UF AMP biologique
- UF CECOS
- UF thérapeutiques innovantes
L’équipe comprend :
1 Chef de service PU PH, 1 MCUPH, 2 PH temps plein, 2 PH temps partiel, 1 assistant (AHU ou ASH), 2 Attachés temps partiels, internes et externes
1 Cadre de santé, 1 Ingénieur en Biologie, 11 techniciens, 3 secrétaires médicales, 2 agents d’accueil,
2 psychologues temps partiel
Le CRNHP situé à l’hôpital Saint-Antoine :
Il prend en charge les incompatibilités érythrocytaires fœto-maternelles et l’ictère néonatal.
L’activité du Centre est multidisciplinaire et fait appel à :
• l’immunohématologie érythrocytaire principalement
• la biochimie
• la biologie moléculaire des groupes sanguins en lien avec les incompatibilités fœto-maternelles
l'équipe comprend :
1 PH Responsable de l’Unité
1 cadre d’Unité
3 PH 1 ingénieur en Biologie
4 secrétaires médicales
27 techniciens
1 adjoint administratif
7 aides de labos
Vos missions
Missions du service de Biologie de la Reproduction CECOS :
* Accueil téléphonique (prise des rendez-vous, réception de tous les appels, informations sur les
parcours de soins et orientation des patients)
* Gestion des mails
* Accueil des patients/ donneurs (prise de rendez-vous et ouverture de dossiers)
* Saisie des courriers de consultations, maquettes, etc…
* Edition et expédition des comptes rendus d’examens et du courrier
* Préparation des dossiers à présenter aux staffs et RCP
* Classement des dossiers et des différents documents médicaux et administratifs
* Mise à jour du SMQ et gestion documentaire/ accréditation, certification et qualité.
* Mise en œuvre, rédaction et suivi des nouvelles procédures et modes opératoires liés aux
modifications de la loi de Bioéthique
* Gestion des dossiers médicaux de Spermiologie et du CECOS (vérification de la complétude du
dossier médical et administratif)
* Gestion des dossiers médicaux des patients de dons d’ovocytes, de spermatozoïdes et d’accueil
d’embryons
* Gestion des dossiers médicaux des donneur(se)s
* Gestion des dossiers médicaux d’AMP
* Gestion des RV en secteur clinique (DMU ORIGYNE) via ORBIS pour les demandes nouvelles de don
de spermatozoïdes (couple de femmes et femmes non mariées)
* Rédaction des comptes rendus des différentes réunions du service
* Rédaction des comptes rendus de staff, les courriers destinés aux patients et aux médecins traitants
* Gestion des relances annuelles suite aux cryoconservations de spermatozoïdes, d’ovocytes,
d’embryons et tissus germinaux et gestion des arrêts de conservation.
* Facturation annuelle des conservations
* Photocopies des dossiers à la demande
* Gestion des plannings des consultations et des absences des médecins et des psychologues
* Coordination des RDV médico-psychologiques
* Coordination avec les correspondants du service (médecins libéraux, services hospitaliers,
laboratoires …)
* Archivage et externalisation des dossiers
* Traçabilité des naissances issues de don dans le registre d'accès personnel aux origines sur le portail
de l’ABM et suivi des registres réglementaires
* Gestion des consommables (papeterie et bureautique)
Missions réalisées au sein du CNRHP :
Gestion des résultats patients :
◾ Tri des résultats d’examens édités par les biologistes, édition des cartes de groupes sanguins et de
duplicata de résultats.
◾ Frappe de courriers spécifiques dans Word pour le suivi des patientes immunisées et adaptés aux
contextes clinicobiologiques.
◾ Mise sous enveloppe des courriers et envoi après signature du Biologiste.
◾ Tri du courrier à envoyer et mise pour la case
◾ Distribution du courrier reçu par la case.
◾ Envoi de résultats urgents (+ outre-mer) et lettre par fax.
◾ Gestion téléphonique des appels entrants et re-direction.
◾ Classement, archivage et épuration des dossiers.
• Mise à jour des fichiers des correspondants extérieurs à partir de Glims.
• Suivi des conventions
Profil recherché
PRÉREQUIS : FORMATIONS ET QUALIFICATIONS
Diplômes : Titre Professionnel de niveau IV et/ou Certificats de Compétences Professionnelles
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire requis
Bureautique
Communication
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Règlementation des archives
Secrétariat
Vocabulaire médical. Bon orthographe
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Analyser et optimiser un/des processus
Évaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine
d'activité professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
Utiliser les outils bureautique/TIC
Autonomie. Esprit d'initiative
Connaissances associées
Droit des patients
Législation en AMP
Identifier / analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.…), en rechercher les
causes, définir les moyens d'y pallier
ÉVOLUTION POSSIBLE DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
Fiche de poste susceptible d'évoluer en fonction des modifications de l'organisation de l'unité et du
projet médical du DMU.
PARTICULARITÉ DE LA FONCTION
Variabilité de la charge de travail liée à l'activité en milieu hospitalier
Cadre législatif spécifique (loi de Bioéthique, guide de bonnes pratiques en AMP)
Travail en collaboration avec le secteur clinique d'AMP (DMU ORIGYNE)
Horaires de travail
du lundi au vendredi sur une amplitude horaire 9h00/17h00
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 12
Hôpital et/ou site
Hôpital Saint-Antoine - Paris 12 (GHU Sorbonne)
Service d'affectation
LABORATOIRE DU CNRHP SAT - CECOS TNN