POSTE DE SECRETAIRE INTER US ENTRE US PITIE SALPETRIERE ET US PAUL BROUSSE

Placé sous la responsabilité du Docteur Clément LECLAIRE, le Département Adulte se compose d’un exécutif de département et de 16 Unités de Soins (US) réparties sur Paris et la petite ceinture ainsi que d’une unité d’intervention d’Urgence en soins Palliatifs (Pallidom).  Ensemble, ces US assurent quotidiennement la prise en charge de 600 patient(e)s en moyenne à leur domicile (domicile privatif, ehpad, centre d’hébergement…).

Chacune de ses unités de soins est managée par un(e) cadre d’Unité de Soins, accompagné(e) d’un(e) médecin référent. Chaque unité de soins à une secrétaire d’US, relayée notamment pendant ses absences et congés par une secrétaire inter-US qui opère sur 2 unités de soins (ou 3 dans le cas Pallidom, Paul Brousse et PSL).

Mission générale

En tant que secrétaire inter-US, vous êtes affecté(e) au Département et exercez sur 2 US 

-         Quand il manque une secrétaire sur une des US de votre secteur, vous êtes amené(e) à vous déplacer pour assurer le secrétariat de l’Unité de Soins : missions de remplacement sur une US

Quand il y a une secrétaire sur chaque US de votre secteur, vous travaillez comme « aide inter-US» sur certaines tâches communes à l’ensemble de ces US : missions inter-US

EN REMPLACEMENT SUR UNE US

·        Saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses natures (saisie et MAJ de données dans DLK, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier …). Rédaction et mise en en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

·        Gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations

·        Gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d’un nouveau partenariat en lien avec l’idelia; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux

·        Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau

·        Organisation des visio consultations ORTIF (prise de rdv, réservation Outlook au médecin, rappel du patient avant la visio )

·        Ambassadeur informatique ou suppléant ambassadeur

·        Présence au staff US si reprise de la ligne téléphonique possible par renfort

EN MISSIONS INTER-US 

·        Gestion de la ligne téléphonique sur les horaires de journée lors des staffs US, reprise des appels patients / aidants particuliers

·        Support au secrétariat d’US : sur la gestion des libéraux, sur la gestion du matériel au domicile après l’entrée patient, sur l’accompagnement patients / aidants

·        Relais de la gestion du matériel après l’entrée patient

·        Infos aux patients sur le circuit des éloges et réclamations le cas échéant, relances sur les questionnaires de satisfaction

·        Contribution à la réponse aux EI

Particularités de la fonction : 

-         Affectation sur le département : 1 heure supplémentaire par jour en cas de remplacement en tant que secrétaire d’US sur une des 2 US en présentiel

-         Formations adaptées à la fonction :  logiciels institutionnels, identito-vigilance, vocabulaire médical, droit du patient, entretien téléphonique…

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Travail à distance possible depuis une US, sauf nécessité de service (remplacement sur une US) et Télétravail (2 jours hebdomadaires maxi)