La direction est structurée autour d’un service « Archives médicales » se déclinant sur les trois sites du groupe hospitalier.

-       L’unité des Archives Médicales Avicenne est installée, depuis 2011, au sous-sol du bâtiment Larrey C. Les locaux sont composés d’une salle de saisie bénéficiant de la lumière du jour et d’une zone principale de stockage des dossiers médicaux les plus actifs (1 150 mètres linéaires). Le service des archives utilise également une 2ème zone de stockage des dossiers médicaux d’environ 350 mètres linéaires situés à 150 mètres de la zone principale pour les dossiers semi-actifs.

-       Le service est équipé de 9 P.C. utilisés pour l’enregistrement des dossiers dans la base G.D.M. ainsi que pour valider les entrées et les sorties. Il existe également une base informatique du prestataire.

-       L’équipe des archives Avicenne comporte 7 archivistes

-       L’équipe des archives de Jean-Verdier est composée de 5 archivistes et un cadre

L’équipe des archives de René-Muret est composée de 2 archivistes et d’un cadre partagé avec la Direction des finances

ACTIVITES
Missions Générales : 

Concevoir, organiser et optimiser la collecte, la conservation et la communication des archives médicales dans le respect de la législation et la réglementation en vigueur.
Encadrement d'équipes
Développer la polyvalence des personnels tout en améliorant la qualité des prestations.
Rationaliser les déplacements des personnels lors des prestations de livraisons.
Participer à l’objectif général de dématérialisation du dossier patient.
Coordonner la gestion des archives médicales au niveau du GH
Elaboration et mise à jour de procédures qualité
Portage des projets spécifiques à son domaine d'activité
Missions Permanentes :

Conception et organisation du circuit de l’archivage.
Mise en place des procédures de versement des dossiers médicaux. 
Communication des procédures centrales (DPC) et expertise ponctuelle concernant leur application aux archives administratives
Aide à l’implantation et à la formation de l’application intranet GDM.
Communication des archives aux services en respectant la traçabilité des dossiers médicaux.
Rédaction de procédures de travail (logiciel GDM) pour la création des dossiers médicaux, leurs prêts ainsi que leur externalisation.
Soutien méthodologique dans le cadre de la conservation, du tri et du conditionnement des archives médicales.
Conseil aux services en matière d’organisation et de classement des archives médicales.
Suivi et mise à jour de l’application informatique GDM en lien avec le correspondant du siège.
Organisation des locaux d’archivage en respectant les consignes incendie.
Missions Ponctuelles :

Superviser la gestion des archives administratives par les directions au niveau GH
Apporter une expertise et un conseil à la gestion des archives administratives par les directions au niveau GH
Expertise a priori des projets susceptibles d’avoir une incidence en termes de gestion des archives 
Formation et information des professionnels dans le domaine d’expertise
Organisation et pilotage de groupes de travail transversaux
Veille spécifique à son domaine d'activité

1 jour de TL par semaine

Restauration entreprise

Remboursement titre de transport 75%